Penanganan Surat Keluar dengan Sistem Buku Agenda

Dalam menangani hal surat-menyurat merupakan suatu hal yang cukup mudah tetapi jika tidak dilakukan dalam cara ataupun prosedur yang benar maka penanganan surat dapat menjadi hal yang cukup rumit, tidak terkecuali dalam menangani surat keluar. Surat tersebut adalah sebuah pesan yang dikirimkan oleh suatu instansi kepada pihak lain (perorangan, kelompok dan lembaga). Surat tersebut sendiri memiliki 3 faktor penyeba, yaitu merupakan jawaban dari surat masuk yang telah diterima, kebutuhan suatu istansi baik berupa undangan rapat dan lain sebagainya, dan sebagai media informasi.

Dalam penanganan surat keluar melalui sistem buku agenda memiliki prosedur yang dapat dibilang cukup mudah tetapi memiliki banyak sekali langkah-langkah, berikut adalah tata caranya :

 1.Pembuatan konsep surat
Draft adalah sebutan lain dari konsep suatu surat. Dulu saat belum ada computer, orang yang bertugas membuat draft harus membuat konsep surat terlebih dahulu secara tertulis yang dituliskan diatas kertas. Hal ini berguna untuk meminalisir kesalahan dalam menulis surat.
2.Persetujuan konsep
Lalu jika konsep telah dibuat, maka langkah selanjutnya adalah diserahkan kepada pimpinan guna untuk mendapat persetujuan darinya mengenai apakah surat yang telah ditulis tersebut benar atau tidaknya.
3. Pencatatan
Jika telah mendapat persetujuan dari pimpinan maka harus dicatat ke dalam buku agenda surat keluar guna untuk pendafaran nomor surat.
4. Pengetikan konsep surat
Setelah mendapat nomor surat, tentunya langkah selanjutnya adalah pengetikan surat tersebut. Untuk memastikan kualitas surat tersebut rapi maka wajib diketikkan oleh juru ketik.
5. Pemeriksaan pengetikan
Setelah selesai mengetikkan sebuah surat, juru ketik wajib memeriksa kata dami kata hasil ketiknya tersebut apakah ada kesalahan atau tidak.
6. Penandatangan
Jika dirasa sudah sangat baik, maka serahkan kepada pejabat yang berwenangn untuk memberi tanda tangan dan nama terangnya dalam surat tersebut.
7. Pemberian cap dinas
Lalu jangan lupa untuk memberikan cap atau stempel guna menjaga keformalitasan.
8. Melipat surat
Jika sudah, maka lipatlah surat tersebut.
9. Penyampulan
Masukkan surat kedalam amplop ataupun sampul yang memiliki kop surat.
10. Pengiriman
Bisa menggunakan jasa pengiriman ataupun menggunakan kurir.
11. Penyimpanan
Surat asli tidak disimpan melainkan hanya tembusan yang disimpan sebagai arsip.

Itu adalah kesebelas langkah penanganan surat keluar semoga berguna bagi kepentingan perusahaan atau instansi anda.

Tweet

Postingan terkait:

Ditulis Momot — Kamis, 14 Januari 2016 — 1 Comment — Umum